4 рекомендации по хранению файлов
Планируете ли вы внедрить систему управления цифровыми документами или усовершенствовать существующую систему, вы должны ответить на один и тот же вопрос. С чего начать процесс? Используя передовые методы хранения электронных документов, вы не только улучшите текущее управление документами, но и получите дополнительное преимущество в виде оптимизации других бизнес-процессов.
Artery Network
ЛУЧШИЕ ПРАКТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ЦИФРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Системы хранения цифровых документов предлагают ряд преимуществ, включая создание центрального узла для документов; обеспечение лучшей организации файлов и более легкого доступа; и помощь в соблюдении нормативных требований за счет повышения безопасности документов.
Эти передовые методы помогут вашему бизнесу воспользоваться всеми этими преимуществами.
Разработайте согласованные соглашения об именах папок и файлов
прежде чем вы начнете сохранять какие-либо документы, вы должны разработать и внедрить согласованные соглашения об именах для всех сотрудников. Если каждый сотрудник использует имена файлов и папок по своему выбору, это затрудняет поиск документа другими людьми.
Защита конфиденциальных данных.
Наличие центрального цифрового хаба для ваших документов имеет много преимуществ, но имеет один большой недостаток. Каждый в вашем бизнесе, и, возможно, даже поставщики и клиенты, могут получить доступ к конфиденциальным корпоративным данным, а это подвергает данные риску. Разработайте и внедрите политики безопасности данных, определяющие, кто имеет доступ и разрешение на открытие различных типов документов.
Помните политику хранения документов.
Да, цифровые файлы не занимают много места на жестком диске, но в них по-прежнему хранятся конфиденциальные данные. Многие системы управления документами могут помочь вам удалить старые файлы, которые вам больше не нужно хранить.
Используйте возможности мета-тегов.
Одна из самых больших ошибок, которые допускают предприятия при настройке систем цифрового хранения, - это копирование процессов хранения бумажных документов . В эпоху бумаги разные отделы вели свои собственные папки с копиями необходимых документов. Что-то вроде заказа на поставку может храниться в отделе отгрузки, отделе закупок и бухгалтерии. Цифровые документы могут быть помечены учетными записями клиентов и номерами проектов. Даже если у вас есть отдельные системы для разных отделов, все они могут получать доступ к одним и тем же электронным файлам, добавляя к ним метатеги. Artery Network
