Что такое система управления документами? И почему это полезно?
Что такое система управления документами (DMS)?
Что такое система управления документами ? Проще говоря, система управления документами - это автоматизированное программное решение для бизнеса, используемое для организации, защиты, хранения, сбора, оцифровки и маркировки бизнес-файлов. Суфд установка
Многие системы управления документами выходят за рамки базовой функциональности и включают рабочие процессы, связанные с документами. Существует множество других надстроек, функций и возможностей, рекламируемых некоторыми системами управления документами, что привело к другим названиям и обозначениям, таким как управление корпоративным контентом (ECM), управление корпоративной информацией (EIM) и интеллектуальное управление информацией (IIM).
Термин « управление документами» часто относится к всеобъемлющей стратегии того, как компания хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.
Как работает система управления документами?
Business.com утверждает, что система управления документами выполняет три основные функции - сбор, хранение и распространение документов. Опять же, в самом базовом определении система управления документами должна, по крайней мере, хорошо выполнять эти три задачи.
Системы управления документами должны собирать документы из любого источника
Система управления документами должна иметь возможность вводить документы и файлы из различных источников. Некоторые источники могут включать:
Сканирование, захват и оцифровка бумажных файлов
Электронные письма и вложения
Внешние приложения, такие как CRM или ERP
Пользовательский контент сохраняется непосредственно в системе управления документами
После того, как документы загружены в DMS из любого источника, DMS должна иметь возможность индексировать и классифицировать эти документы - часто с метаданными.
